3 tips om een moeilijk gesprek positief en krachtig af te sluiten

“Ik ben blij met de uitkomsten van dit gesprek.” Manager Bram kijkt naar het papier met de gemaakte afspraken en daarna naar Marieke. Hij vervolgt met: “Heb je nog twijfels over de afspraken? Mocht je toch nog twijfels hebben….(geen reactie) of wil je terugkomen op een afspraak, loop dan bij me binnen. Je weet me te vinden, mijn deur staat altijd open”. Bram staat op en doet de deur open. Ik zie de emoties over het gezicht van Marieke gaan: twijfel, onzekerheid en verwarring strijden om voorrang. De deur is open, dus ze beaamt dat ze weet dat ze bij Bram terecht kan en loopt met hoogrode wangen de kamer uit.

We hebben net, in een anderhalf uur durend gesprek, afspraken gemaakt over een andere werkwijze op de afdeling. Marieke is daarin een sleutelfiguur en was fel tegenstander. De standpunten lagen ver uiteen en de discussie ging gepaard met heftige emoties. We hebben Marieke kunnen overtuigen van de noodzaak om zaken anders aan te pakken.

Echter in deze afsluitende zinnen is al dat werk tenietgedaan. Alle twijfels die we hadden weggemasseerd bij Marieke zijn weer helemaal terug!

Bram denkt dat hij de relatie tussen hem en Marieke een positieve boost geeft: warm, begripvol, meelevend. Echter, het effect is dat de twijfel weer volop de ruimte krijgt en daarbij de onzekerheid over de keuzes die zijn gemaakt, twijfel over de noodzaak van verandering. Immers, Marieke kan erop terugkomen. Zijn de afspraken dan wel echt gemaakt? Is Bram dan wel zeker van de afspraken, anders zou hij dit toch niet zeggen? Moeten we het er dan niet sowieso nog een keer over hebben?

Als manager straal je op deze manier uit, dat je niet zo zeker bent van de kwaliteit en het definitieve karakter van gemaakte afspraken. Daarmee ontkracht je de noodzaak van de verandering. Bovendien neem je iemand die net akkoord is gegaan met nieuwe afspraken niet serieus door opnieuw ruimte te creëren.

Een dergelijke afsluiting van een gesprek is bedoeld als een hart onder de riem, maar wat je in werkelijkheid doet is iemand opnieuw opzadelen met twijfel en onzekerheid. En dat allemaal aan het einde van het gesprek, dat is de laatste indruk die achterblijft. Deze persoon gaat dan piekeren, twijfel en onzekerheid nemen toe. Weg draagvlak, weg consensus, terug bij af.

Hoe kan je wel een krachtige, positieve sfeer creëren aan het einde van het gesprek?

  1. Geef complimenten: kijk de medewerker aan en waardeer zijn of haar positieve bijdrage aan het gesprek. Bijvoorbeeld “Fijn dat je zo constructief hebt meegedacht om de problemen op te lossen” of “dank je wel dat je ruim de tijd hebt genomen om van gedachten te wisselen’. Er zijn altijd complimenten te bedenken, relateer het aan de inhoud van het gesprek en wees expliciet. “Wat heb je een leuke nieuwe bril”, past meer bij het begin van een gesprek. Wees eerlijk en oprecht, een flauwekul compliment werkt contraproductief.
  2. Creëer een yes-setting. Dit is bijzonder effectief om een positieve sfeer te laten ontstaan. Hoe doe je dat? Je stelt vragen of benadrukt zaken die een waarheid als een koe zijn, de ander kan niet anders dan daar met ‘ja’ op antwoorden. Bijvoorbeeld: ik zie dat het 16.30 uur is (ja), tijd om het gesprek af te ronden (ja), de afspraken hebben we op papier gezet (ja) en dan is morgen het teamoverleg (ja). Daar zullen we de afspraken aan de orde stellen (inderdaad dat is de afspraak, dus ja). De ander komt dan in een ‘ja’ stemming , die ervoor zorgt dat de neiging om ja te zeggen tegen minder voor de hand liggende zaken toeneemt. Benoem gemaakte afspraken ter bevestiging: samenvattend hebben we ABC afgesproken (ja). En eindig met: we gaan het zo doen! (ja)
  3. Geef positieve suggesties, dit werkt als een verborgen opdracht. Bijvoorbeeld “we hebben goede, werkbare afspraken gemaakt”. Technisch gezien weet je dat pas als je ermee aan de slag gaat. Echter, door de positieve suggestie erin te stoppen, geef je een verborgen opdracht om het goede, werkbare afspraken te laten zijn. Kom nooit terug op twijfels die de ander heeft geopperd. Zeker niet in vragende vorm, dan nodig je de ander uit om de discussie nieuw leven in te blazen.

Maar dat is manipulatie, hoor ik je denken! Ja, inderdaad. Maar Marieke heeft anderhalf uur gewikt en gewogen. Dit is een uiterst moeizaam proces, zeker als het onderwerp ingewikkeld is, je de verantwoordelijk voelt, onzeker bent over de uitkomsten, het nieuw en spannend is. Nu eindelijk de besluiten zijn genomen, is er meer duidelijkheid: opluchting, knoop doorgehakt.

Een krachtige, positieve sfeer creëren is volgens mij voor alle partijen een prima uitkomst. Complimenteren, een yes-setting creëren en positieve suggesties geven helpen daarbij.

Heb je tips voor collega’s, deel deze dan hieronder


Wil je mijn nieuwe blog automatisch ontvangen in je mailbox? Meld je dan aan en je ontvangt ook het gratis eboek. Deel gerust mijn blog op social media!

Facebooktwitterlinkedin

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Block

Enter Block content here...


Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Etiam pharetra, tellus sit amet congue vulputate, nisi erat iaculis nibh, vitae feugiat sapien ante eget mauris.