“A fool with a tool is still a fool”

"Oh ja, dat 5S model van Lean, dat moesten wij ook doen bij ons op de afdeling. Nou de manager begreep ook niet waarom, dus… is niets van terecht gekomen." Ik wilde net een enthousiast verhaal vertellen over werken met het 5S model, en dat het zo goed werkt, de samenwerking stimuleert en bijdraagt aan professioneel werken. Ok, eh….

Jammer genoeg gebeurt het vaak dat modellen of methoden niet goed worden geïmplementeerd. Bijvoorbeeld omdat

  • De methode een oplossing is voor problemen die er helemaal niet zijn of onvoldoende aansluit bij de bestaande manier van werken. Er is ergens (van hogerhand) besloten om de methode toe te passen omdat het modern is, leuk klinkt, goed is voor het gewenste imago. Of omdat besloten is één lijn te trekken en het voor de hele organisatie toe te passen, ongeacht de verschillende werkwijzen en capaciteiten van medewerkers en behoeften van klanten. Een goed voorbeeld is de invoering van zelfsturende teams.
  • De manager die de methode dient uit te dragen en in te voeren vindt het zelf onzinnig, te veel tijd kosten en/of te weinig opleveren. Deze manager is zelf niet overtuigd van de relevantie en kan de boodschap ook niet uitdragen naar de medewerkers. Bijvoorbeeld een kantoorconcept waar tijd en plaats onafhankelijk wordt gewerkt.
  • De methode wordt met de Franse slag uitgevoerd, omdat het zoveel tijd kost of  omdat men zich onvoldoende verdiept in de methode. Bijvoorbeeld door het 5S model samen te vatten als “we gaan opruimen en schoonmaken”.

Vaak wordt er dan geconcludeerd dat de methode niet werkt en wordt er weer iets nieuws ingezet of uitgerold. De veranderbereidheid van de medewerkers neemt daardoor af. Om met de woorden van Weggemans te spreken, medewerkers gaan meestribbelen*). Verspilling van tijd, geld, energie en motivatie.

Waarom gaat het eigenlijk mis, wat kan er aan ten grondslag liggen?

  • De waan van de dag regeert. De managers die ik spreek hebben het onveranderlijk enorm druk. Vergaderingen, emailterreur, facturen aftekenen, systemen die niet meewerken. Het een na het ander komt op hun pad. De tijd nemen om ergens goed over na te denken, goed voor te bereiden en te laten bezinken ontbreekt. Bezint eer ge begint? Daar is gewoonweg geen tijd voor.
  • Het gewone werk gaat door, er moet productie gedraaid worden. De werkwijze veranderen vraagt in eerste instantie tijd en energie. Het is niet duidelijk wat men aan taken kan schrappen om tijd te maken om een nieuwe manier van werken aan te leren. Er zijn te weinig faciliteiten, te weinig coaching, te weinig kennis. Immers, de winkel blijft in de meeste gevallen gewoon open. En bij veel organisaties is door efficiency maatregelen het spek op de botten wel verdwenen en daarmee de ruimte om te experimenteren en te leren.
  • Je wilt succesvol zijn, succes uitstralen en vooral niet falen. Hard werken is oké, maar toegeven dat iets niet lukt of hulp vragen is een teken van zwakte. Een keer hulp vragen kan nog, maar twee, drie of vier keer? Dan kan een methode of model toch veel beter de schuld hebben aan de mislukking dan dat je zelf faalt?  

Hoe kan je een methode wel succesvol inzetten?

  1. Vraag je af of de methode een werkelijk toegevoegde waarde heeft voor de klant en voor de medewerker. Klanten: daar doen we het immers toch allemaal voor?! Elke medewerker zal zich afvragen “what’s in it for me?”. En is er iets “in it”  voor de klant én voor de medewerker, dan heeft het toegevoegde waarde en is het de moeite waard. Medewerkers willen de voordelen van de nieuwe werkwijze ervaren en dat moet niet te lang duren. Als die ervaringen uitblijven zal de motivatie inzakken.
  2. Maak duidelijk waarom je de methode toepast. Door eerst het waarom te benadrukken, dan het hoe uit te leggen en daarna pas wat precies gebeuren moet, is de kans dat medewerkers gemotiveerd raken groter. Denk aan de gouden cirkel van Simon Sinek**).  Bezig zijn met “de bedoeling” is motiverender voor veel mensen.
  3. Doe het helemaal of doe het niet. Een methode of model is een geheel van interventies, die tot zijn recht komt indien volledig en integraal ingezet. Zodra je ergens aan tornt en concessies doet, is het risico groot dat het resultaat uitblijft of teleurstelt. Hoofdlijnen en principes van de methodiek moeten overeind blijven gedurende de implementatie. Natuurlijk kun je de voortgang monitoren en op details aanpassingen doen in jouw specifieke situatie. Maar vergeet niet dat een methode of model beproefd is in de praktijk en vaak al zijn waarde heeft bewezen.
  4. Besteed continu aandacht aan kennisoverdracht en trainen van vaardigheden. Niet eenmalig veel leermateriaal aanbieden, maar in kleine stapjes werken.  Leren in de praktijk, coaching on the job, herhalen en nog eens herhalen zodat de nieuwe werkwijze echt beklijft.
  5. Neem de tijd en breng de discipline op om door te zetten. Als het nieuw is, dan is het soms best lastig, niet leuk en kost het tijd. Houd “de bedoeling” voor ogen en zet door.

Kort samengevat: bezint eer ge begint. Een ouderwets spreekwoord, maar nog o zo van toepassing als je mensen wilt motiveren om te veranderen.

Heb jij tips voor collega's? Deel ze dan hieronder

*) meestribbelen: de tactiek van niet meer tegen zijn. Ze horen het aan en leggen het naast zich neer. “Of zoals de Duitsers het zeggen Durch Einfach Liegen Lassen Erledigen, leg daar maar neer en dan doen we er even niks mee. Vaak hoor je er dan niets meer van.”  Prof. Dr. Weggemans

**) De gouden cirkel van Simon Sinek


Wil je mijn nieuwe blog automatisch ontvangen in je mailbox? Meld je dan aan en je ontvangt ook het gratis eboek. Deel gerust mijn blog op social media!

Facebooktwitterlinkedin

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Block

Enter Block content here...


Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Etiam pharetra, tellus sit amet congue vulputate, nisi erat iaculis nibh, vitae feugiat sapien ante eget mauris.